Privacy Statement

Privacyverklaring Roef!

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle leden van omni vereniging Roef! Hiertoe behoren de volgende afdelingen: HSB (honkbal, softbal, beeball), handbal en jeu de boules. In dit document verder te benoemen als Roef!

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG bevat nieuwe privacyregels met als belangrijkste doel om de persoonsgegevens van jou en/of jouw kind nog beter te beschermen. Op basis daarvan hebben ook wij een privacyverklaring vastgesteld. Als je lid wordt van Roef! hebben we je persoonsgegevens nodig om je lidmaatschap goed te kunnen verwerken. We hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Inhoudsopgave

  • Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens?
  • Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
  • Wat zijn persoonsgegevens?
  • Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij deze gegevens?
  • Welke gegevens verwerken wij van jou, waarvoor gebruiken wij die en hoelang worden je gegevens bewaard?
  • Hoe gaan wij om met de gegevens van kinderen?
  • Met wie worden jouw gegevens gedeeld?
  • Waar slaan wij jouw gegevens op?
  • Hoe worden jouw gegevens beveiligd?
  • Welke rechten kun jij uitoefenen omtrent jouw gegevens?
  • Vragen?

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens?
Als omnivereniging Roef! zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens als je contact hebt met onze vereniging. Als je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wil opnemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Roef! houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat wij:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Roef! verwerkt van iedereen die wel eens contact heeft (gehad) met Roef!, zoals onze leden, bezoekers en sponsoren. Rondom de wedstrijden en andere activiteiten van Roef! worden met enige regelmaat foto’s gemaakt door leden, bezoekers, familieleden. Als deze door hen worden gepubliceerd – zoals bijvoorbeeld via persoonlijke social media – is de privacyverklaring van Roef! daarop niet van toepassing. Vind je het niet prettig dat je gefotografeerd wordt, vraag dan aan de betreffende fotograaf om daar rekening mee te houden.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als individu. Denk aan je naam, telefoonnummer, adres en e-mailadres. Maar ook gegevens zoals je ip-adres of bondsnummer zijn persoonsgegevens. En foto’s en ander beeldmateriaal zijn ook persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij die gegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens van iedereen die lid wordt van onze vereniging. Ook verwerken wij persoonsgegevens van relaties, sponsoren, nieuwsbrief abonnees en contactpersonen voor toernooien. We krijgen de gegevens rechtstreeks van jou, wanneer je je inschrijft als lid, als abonnee van de nieuwsbrief, als contactpersoon voor deelname aan één van onze toernooien of wanneer je contact zoekt met ons.

Welke gegevens verwerken wij van jou, waarvoor gebruiken wij die en hoe lang worden deze bewaard?

Verwerking van persoonsgegevens van leden en/of relaties

  • De persoonsgegevens van leden en/of relaties worden door Roef! verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
    • Deelname aan wedstrijden;
    • Administratieve en financiële doeleinden;
    • Communicatie over de vereniging en haar activiteiten.

      Grondslag voor deze persoonsgegevens is een ingevuld en ondertekend inschrijfformulier en/of de ingevulde en ondertekende toestemmingsverklaring. Hiervoor kan Roef! de volgende persoonsgegevens van je vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, bondsnummer, bankrekeningnummer. Ben je spelend lid, coach of scheidsrechter dan vragen we ook een pasfoto van je. Dat is nodig om je te identificeren bij wedstrijden. Ook worden teamfoto’s, wedstrijdfoto’s en foto’s van activiteiten gemaakt en gepubliceerd. Al deze gegevens verwerken wij in Sportlink, het administratiesysteem van het Nederlands Handbal Verbond (NHV) of Koninklijke Nederlandse Baseball en Softball Bond (KNBSB). Dit is een beveiligde omgeving waartoe alleen bevoegde vrijwilligers toegang hebben. Voor Jeu de Boules verwerken wij de gegevens in een excelbestand.
      In de app HandbalNL en KNBSB Competitie van Sportlink kun je jouw gegevens inzien. Ook kun je hier je wedstrijden zien en alle informatie over de competitie van teams van alle verenigingen. Bij wedstrijden wordt deze app gebruikt als wedstrijdformulier. De scheidsrechter kan alle spelers identificeren en daarmee de speelgerechtigdheid controleren. In de app kun je zelf het privacy-niveau instellen: open, normaal, beperkt en afgeschermd. Standaard is de instelling ‘normaal’. In alle gevallen zijn je naam en foto rondom een wedstrijd zichtbaar voor de scheidsrechter. Jouw persoonsgegevens worden door Roef! opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Na beëindiging van het lidmaatschap worden je contactgegevens bewaard om je te kunnen informeren over reünies en jubileums.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief-abonnees

  • De persoonsgegevens van nieuwsbrief-abonnees worden door de secretaris van de betreffende sporttak verwerkt in het ledenbestand, ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
    • Het informeren van de persoon via nieuwsuitingen i.r.t. de vereniging.

      Grondslag voor deze persoonsgegevens is de ingevulde en ondertekende toestemmingsverklaring. Hiervoor kan Roef! de volgende persoonsgegevens van je vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, e-mail. Jouw persoonsgegevens worden door Roef! opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat je bent aangemeld voor de nieuwsbrief.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren

  • De persoonsgegevens van sponsoren worden door Roef! verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
    • Administratieve en financiële doeleinden;
    • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte uitnodigingen met het doel om netwerken te faciliteren.

      Grondslag voor deze persoonsgegevens is het vastgestelde sponsorcontract. Hiervoor kan Roef de volgende persoonsgegevens van je vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres. Jouw persoonsgegevens worden door Roef! opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat je sponsor bent en daarna in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens voor inschrijvingen voor toernooien

  • Persoonsgegevens van contactpersonen van andere verenigingen worden door Roef! verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
    • Inschrijvingen teams en scheidsrechters voor toernooien;
    • Administratieve en financiële doeleinden;
    • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte uitnodigingen voor toernooien.

      Grondslag voor deze persoonsgegevens is een ingevuld en ondertekend inschrijfformulier. Hiervoor kan Roef! de volgende persoonsgegevens van je vragen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres. Ook kunnen er ter algemene promotie foto’s gemaakt worden van de toernooien. Die worden gepubliceerd op onze website en social media en kunnen worden gebruikt bij persberichten. Jouw persoonsgegevens worden door Roef! opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat je bij ons bekend bent als contactpersoon voor toernooien. Je contactgegevens worden maximaal twee jaar bewaard.

Hoe gaan we om met gegevens van kinderen?
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) als hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derden verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Met deze partijen maken wij afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Ook verkopen we je gegevens niet.
Wij maken gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de (financiële) administratie in Sportlink van het NHV en de KNBSB;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen via e-mail o.b.v. een digitaal ledenbestand.

    Binnen de vereniging worden jouw gegevens gedeeld met vrijwilligers als dat noodzakelijk is voor hun vrijwilligerstaak. Hierbij kun je denken aan teamcoördinatoren zodat deze contact met jou kunnen opnemen. Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende vrijwilligerstaak. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Ook kunnen wij persoonsgegevens delen met derden als je ons hiervoor vooraf schriftelijk toestemming geeft.

Waar slaan wij jouw gegevens op?
Wij slaan jouw gegevens op binnen de Europese Unie. Het kan echter voorkomen dat bepaalde gegevens die we verzamelen, worden opgeslagen op een bestemming buiten de EU als één van onze dienstverleners daar gevestigd is. Wanneer hier sprake van is, leggen we vast dat dit op een veilige en rechtmatige manier gebeurt. Roef! bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Hoe worden jouw gegevens beveiligd?

  • Roef! neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Wij hebben bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
  • Onze gegevensverwerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Alle vrijwilligers die namens Roef! van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen zodat jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor de vrijwilligers waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Welke rechten kun je uitoefenen omtrent jouw gegevens?
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je ontvangen hebben. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Je hebt het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf, of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wel kunnen wij vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een hiervoor door jou gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. Je kunt hiervoor het toestemmingsformulier gebruiken. Als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen?
Als je naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op. Contactgegevens omni vereniging Roef!:
Adres : Stokeind 13, 5066 XA Moergestel
Email : secretarisroef@gmail.com
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 8 maart 2020